Le bulletin de salaire électronique

De nombreux avantages pour l’entreprise et ses salariés, en choisissant de dématérialiser les bulletins de salaire.

Pourquoi y passer ?

  • Réduction des coûts (environ 2.50 € le bulletin de paie pour l’impression et l’affranchissement, sans compter l’archivage, le classement et le traitement)
  • Impression de 2 bulletins (employeur et salarié)
  • Plus de 80% des salariés sont d’accord à y passer
  • 89% des personnes qui reçoivent un BPE en sont satisfaits
  • Le cadre légal

Contexte légal

Il y a 3 manières de remettre un bulletin de paie à un salarié : 

  • L’envoi par courrier postal
  • La remise en main propre, contre décharge, par une personne habilitée RH
  • Déposer le bulletin de salaire signé électroniquement dans le coffre-fort du salarié

Le bulletin de paie remis en PDF en pièce jointe par mail n’est pas valable

Rappel juridique

Avec la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, dite loi El KHOMRI et le décret N°2016-1762 du 16 décembre 2016”…

« L’employeur peut désormais procéder à la remise du bulletin de salaire sous forme électronique, sauf opposition du salarié, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au CPA/CPF ».

Les conditions à respecter

Le décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1° janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité.

L’employeur doit respecter les conditions suivantes :

  • Devoir d’information L’employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au minimum 1 mois avant la mise en place effective. Ces derniers sont libres d’exprimer leur droit d’opposition s’ils souhaitent conserver un bulletin papier.
  • Devoir d’opposition – Les salariés ont le droit de refuser un bulletin de paie électronique, avant ou après sa mise en place. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum.
  • Format lisible et archivage long terme – Les bulletins sont émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l’intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié, même en cas de changement d’entreprise.
  • La remise doit se faire dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données (RGPD).
Relation client

Solution conforme à la loi

La solution garantit l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des bulletins de salaire électronique  :

  • Le bulletin est versé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible 24h/24, 7/7 avec un système d’archivage électronique à vocation probatoire pour une durée minimum garantie de 50 ans.
  • Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de salaire remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement afin d’en garantir l’intégrité : le salarié dispose d’un exemplaire électronique lui permettant notamment de faire valoir ses droits à long terme.

Le processus de dématérialisation de la fiche de paie

Des bénéfices pour tous

Les bénéfices pour l’entreprise :

  • Réduction des coûts d’impression, affranchissement, stockage
  • Archivage à valeur probatoire
  • Soignez l’image avec une solution moderne
  • Recentrage de l’entreprise dans des activités à plus forte valeur ajoutée
  • Diminution de l’empreinte écologique

Les bénéfices pour le service Ressource Humaine :

  • Réduction des coûts (impression, affranchissement et stockage)
  • Suppression des tâches chronophages : gain de productivité
  • Traçabilité et sécurisation des échanges
  • Recherche simplifiée et accès permanent aux dossiers salariés dans un espace unique et sécurisé
  • Une solution conforme à la loi El Khomri

Les bénéfices pour le salarié :

  • Accès sécurisé à ses bulletins de salaire à tout moment, à partir d’un PC connecté à Internet ou d’une tablette/smartphone
  • Un espace sécurisé pour retrouver l’ensemble des documents (bulletins de salaire, contrat de travail, règlement intérieur, ….) mis à disposition par son entreprise.
  • Confidentialité des échanges et sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé
  • Archivage à valeur probatoire
  • Accès aux bulletins dans un coffre-fort numérique personnel pendant 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans du salarié) même en cas de départ de l’entreprise
  • Un original électronique, incontestable et opposable à tout organisme (caisses de retraite, établissements bancaires et financiers…)
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