La dématérialisation des factures et la loi

Les exigences en matière de facturation électronique vont évoluer à partir de 2024 pour les entreprises en BtoB.
On vous explique tout ci-dessous..

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique est une facture créée à partir d’un outil numérique, envoyée et reçue sous format électronique. Attention une facture électronique n’est pas une facture scannée. Pour qu’elle soit valable elle doit garantir l’authenticité de son origine (l’identité de l’émetteur), l’intégrité de son contenu (ne pas pouvoir être modifiable et avoir un historique) et la lisibilité du document dans le temps. 

Ce qui est déjà en vigueur

Depuis le 1er janvier 2017, il est obligatoire d’envoyer ses factures au format électronique aux entités publiques en les déposant sur la plateforme Chorus Pro.

Ce qui va arriver

L’émission obligatoire des factures au format électronique sera plus progressive, en 3 dates : Juillet 2024, Janvier 2025 et Janvier 2026.

De ce fait, la mise en place d’une solution de gestion documentaire et d’automatisation des processus a tout son intérêt.

  • Archivage sécurisé
  • Confidentialité
  • Recherche rapide et simplifiée

Les avantages liés :

  • Supprimer les contraintes de traitement des factures
  • Renforcer la sécurité des échanges commerciaux
  • Réduire les coûts
  • Automatiser la facturation
  • Réduction des litiges

L’objectif est simple : Retrouver et envoyer rapidement les factures, et avoir un suivi simplifié des paiements.

 

Relation client

De plus, face à ces réglementations, un nouveau format de facture a vu le jour : la facture-X :

Qu’est ce que c’est ? 

La facture-X est une standardisation des factures à l’échelle européenne qui a pour objectif premier de favoriser la dématérialisation fiscale, dans un contexte de transition numérique, à destination des entreprises du secteur privé et public.

Ce modèle de facture contient 2 types de documents : 

  • Un fichier PDF/A qui est le format pour l’archivage et va permettre au destinataire de lire la facture comme si elle avait été émise au format papier.
  • Un fichier de données XML afin d’automatiser le traitement de la facture. Les informations que contient ce fichier sont destinées au logiciel de traitement des factures qui va pouvoir automatiquement les récupérer et permettre d’éviter une saisie manuelle et une perte de temps.

Les avantages de cette facture-X :

  • Permettre d’obtenir des documents et factures lisibles
  • Faciliter l’intégration automatique des factures qui entrent dans la société
  • Réduire les délais de transmission des documents ainsi que leurs traitements
  • Améliorer les échanges entre les entreprises en France mais aussi au sein de l’Union Européenne

Zeendoc / Open Bee et la facture électronique

Les solutions de gestion documentaire permettent d’automatiser l’envoi des factures électroniques aux clients ; En quelques clics, vous diffusez instantanément toutes vos factures.

Plus de saisie ni de risque d’erreur, l’adresse des destinataires est automatiquement identifiée, e-mail, adresse physique ou Siret pour les collectivités.

De plus Zeendoc et Open Bee intègrent le connecteur chorus Pro pour déposer automatiquement vos factures pour les entités publics.

Ils proposent 2 solutions pour dématérialiser vos factures :

  • La piste d’audit fiable, Zeendoc crée automatiquement le lien entre vos documents (bon de commande, de livraison, devis, contrat, facture…)
  • La signature électronique de votre facture avec un certificat RGS** et un archivage pendant 10 ans dans un espace à valeur probante
Relation client

Les bénéfices d'un logiciel de gestion numérique des documents

  • Diminution des coûts d’envoi
  • Réduction des coûts de traitement manuel
  • Suppression des risques d’erreurs
  • Amélioration des délais de traitement
  • Réduction de l’empreinte carbone
  • Lecture, classement et envoi automatique
  • Archivage à valeur probatoire

Meilleure historique et suivi client : 

La transmission sécurisée permet une traçabilité optimale des envois et des consultations mais aussi de pouvoir créer des alertes pour suivre en temps réel le traitement des factures à envoyer, non reçues ou non consultées.

Amélioration de la trésorerie : 

La dématérialisation entraine aussi un traitement plus rapide pour vos clients, un suivi du paiement et permet une diminution du délai moyen de paiement des factures.

Passerelle vers le logiciel de comptabilité :

Plus de double saisie, une imputation automatique est proposée selon votre plan comptable et les écritures sont exportées vers votre logiciel comptable au format adapté.

 

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